Snelheid zonder stress: 4 samenwerktips om de concurrentie voor te blijven

Voor bedrijven die snel willen inspelen op marktomstandigheden, is een snelle time to market vaak het verschil tussen succes en gemiste kansen. Want de concurrentie is ook snel. Wie bij een marketing- of mediabureau werkt, herkent het daarom vast: campagnes moeten liever gisteren dan vandaag live. Hoe zorg je ervoor dat je als bureau de gewenste snelheid biedt, zonder aan kwaliteit in te leveren?

In de afgelopen jaren ben ik met verschillende klanten regelmatig tegen uitdagingen aangelopen als het ging om snelheid. Zeker als de samenwerkingsstructuren complex zijn, bijvoorbeeld als de klant veel verschillende bureaus heeft ingeschakeld, kan tempo een uitdaging zijn. En dat is nog meer het geval als deze bureaus voor het eerst met elkaar samenwerken. Wat zijn dan de grootste uitdagingen? En hoe zorg je op voorhand dat deze worden geminimaliseerd?

Uitdaging 1: het gebrek aan een gezamenlijk vertrekpunt

Bureaus worden op verschillende momenten in het proces betrokken. Dit komt vaak voor en lijkt op het eerste gezicht logisch: eerst wordt een website of campagnesite ontwikkeld, daarna wordt een concept bedacht en uitgewerkt en pas daarna komt de media-inzet aan bod. Maar de media-inzet heeft vaak specifieke eisen voor de website, zoals trackingmogelijkheden of optimale landingspagina’s, die dan niet meer eenvoudig doorgevoerd kunnen worden. Of heeft wensen met betrekking tot de vorm van de creatie, omdat niet alles zomaar bijdraagt aan het gestelde doel.

Een ander scenario is dat de klant met een idee komt, waarna een creatief bureau een campagneconcept ontwikkelt. Zonder directe afstemming met het mediabureau worden er al middelen gekozen, zoals een Snapchat-filter of TikTok-video’s. Vervolgens blijkt, zodra het mediabureau de mediastrategie opstelt, dat de doelgroep beter bereikt kan worden op Instagram. Het resultaat? Creaties die niet aansluiten op de strategie en opnieuw moeten worden ontwikkeld, wat tijd en budget kost.

Oplossing: organiseer een gezamenlijke kick-off

Betrek alle bureaus vanaf het begin van het proces, en zorg dat het werk niet wordt verdeeld over te veel partijen. Organiseer een gezamenlijke kick-off waarin iedereen dezelfde informatie krijgt, de doelstellingen helder worden besproken en verwachtingen worden afgestemd. Dit zorgt ervoor dat alle partijen vanaf dag één op dezelfde lijn zitten en hun expertise kunnen inbrengen.

Uitdaging 2: onduidelijke verdeling van verantwoordelijkheden

Een veelvoorkomend struikelblok in samenwerkingen is een onduidelijke taakverdeling tussen de betrokken partijen.

• Wie is verantwoordelijk voor welke deliverables?
• Wie bewaakt de deadlines?
• Wie stuurt bij als er onverwachte wijzigingen optreden?
• Wie controleert wie?
• En wie communiceert met wie?
• Verloopt alles via de klant? Of kunnen bureaus ook met elkaar schakelen? Iets wat tijdswinst oplevert omdat specialisten direct met elkaar praten, maar minder controle voor de klant betekent.

Als deze zaken niet vanaf het begin glashelder zijn, ontstaan er vaak misverstanden, vertragingen en dubbele werkzaamheden. Dit kan niet alleen de snelheid, maar ook de kwaliteit van het eindresultaat negatief beïnvloeden.

Tagging is een specifiek voorbeeld waar dit mis kan gaan. Stel dat het mediabureau een uitgebreid taggingplan* aanlevert, maar dat niemand duidelijk heeft wie verantwoordelijk is voor de implementatie ervan. Het webbureau denkt dat het de taak van het mediabureau is, terwijl het mediabureau ervan uitgaat dat de klant een specialist heeft aangehaakt die dit uitvoert… Het gevolg? Tags worden niet (correct) geplaatst, wat leidt tot incomplete data en vertraging in de campagneoptimalisatie.

* een document waarin wordt beschreven hoe tags (stukjes code) worden geïmplementeerd op een website of app om gebruikersgedrag te meten, conversies bij te houden en marketingactiviteiten te optimaliseren

Oplossing: zorg voor een duidelijke rolverdeling en nauwe samenwerking

Om dit soort problemen te voorkomen, is een duidelijke rolverdeling en nauwe samenwerking vanaf de start belangrijk. Ook hier geldt dat een gezamenlijke kick-off-sessie waarbij planning en verantwoordelijkheden besproken worden, dit soort problemen op voorhand kan voorkomen.

Voor tagging is het essentieel om vroeg in het proces te bepalen wie de implementatie uitvoert en wie verantwoordelijk is voor de controle. Bij de ontwikkeling van creatieve assets is het belangrijk om het mediabureau al in een vroeg stadium te betrekken. Laat het mediabureau vooraf een specificatielijst aanleveren met de exacte formaten en kanalen waarvoor ze gebruikt gaan worden. Zo voorkom je dat tijd en budget worden verspild aan assets die niet aansluiten op de mediastrategie. Dit scheelt niet alleen kosten, maar zorgt er ook voor dat belangrijke assets direct in de juiste vorm beschikbaar zijn.

Uitdaging 3: onrealistische tijdlijnen en onvoldoende buffer

Als campagnes onder hoge druk worden ontwikkeld, worden tijdlijnen regelmatig  te optimistisch opgesteld. Deadlines worden bepaald op basis van de snelst mogelijke scenario’s. Zonder rekening te houden met onverwachte vertragingen, zoals extra correctierondes, technische problemen of het wachten op goedkeuringen. Dit gebrek aan realistische planning kan leiden tot stress binnen teams en kwaliteit die onder druk komt te staan .

Oplossing: stel realistische tijdlijnen op

Stel dus realistische tijdlijnen. Een realistische tijdlijn biedt altijd ruimte voor revisies en eventuele vertragingen. Plan niet alleen de harde deadlines in, maar ook tussentijdse milestones waarop deelresultaten worden opgeleverd en beoordeeld. Zorg daarnaast dat er een buffer wordt ingebouwd voor onvoorziene omstandigheden. Als opdrachtgever kun je bijdragen door snel beslissingen te nemen en tijdig feedback te geven.

Uitdaging 4: te veel focus op snelheid ten koste van strategie

Als de druk hoog is om campagnes snel live te krijgen, wordt de strategische basis van een campagne soms te snel gemaakt. Denk aan:

• het niet volledig analyseren van de doelgroep,
• het kiezen van kanalen zonder gedegen onderzoek,
• of het inzetten van standaard creaties zonder aanpassing aan specifieke mediaplatformen.

Het gevolg: een campagne die wel snel live gaat, maar niet optimaal presteert omdat de boodschap of de gekozen aanpak niet aansluit bij de doelgroep of het medium.

Oplossing: een solide voorbereiding

Investeer in een solide voorbereiding, zelfs bij tijdsdruk. Een korte maar gerichte strategische sessie aan het begin van een project kan vaak al genoeg zijn om focus aan te brengen. Gebruik data van eerdere campagnes om snel onderbouwde keuzes te maken.

Daarnaast kan een template helpen, waarin je kernvragen beantwoordt zoals: wie is de doelgroep, wat zijn de doelen, en welke media passen het beste?