Hoe Rollen en Teams te Verenigen en Uw Contentoperaties op te Schalen
Ali Orlando Wert heeft meerdere contentteams geleid bij snelgroeiende bedrijven die door overnames worden aangedreven. Hoewel deze teams vaak uit meerdere overgenomen bedrijven worden samengesteld, moeten ze als één geheel opereren.
Het snel bereiken van dat punt kan gebreken in processen blootleggen, zegt Ali. Er worden fouten gemaakt en zaken vallen tussen wal en schip. Er begint vingerwijzen en uitspraken zoals: “Dat is mijn taak niet” komen naar voren. Teams verliezen hun flexibiliteit en raken overweldigd door last-minute verzoeken.
In haar presentatie, Making Work Flow: How to Build Critical Content Operations to Scale Your Strategy, behandelt ze zwembanen, silo’s en schaalbaarheid.
Zwem in uw baan: Definieer rollen en verantwoordelijkheden
Wanneer rollen onduidelijk zijn, hoort u vaak een van deze uitspraken:
- “Doe alsjeblieft gewoon je werk.”
- “Stop alsjeblieft met mijn werk doen.”
Ali zegt dat beide reacties voortkomen uit een gebrek aan begrip van de rollen en verantwoordelijkheden van het team. De oplossing omvat twee stappen. Ten eerste, zorg voor organisatorische steun voor de rollen en verantwoordelijkheden. Ten tweede, documenteer deze op basis van projecten en processen.
RACI-model
Hoewel het proces slechts twee stappen vereist, moet u tijd investeren in de uitvoering ervan. Ali’s aanbevolen oplossing is het RACI (uitgesproken als “racy”) model.
Teamrollen en verantwoordelijkheden
Hoewel RACI nuttig is voor het documenteren van rollen bij processen en projecten, raadt Ali ook aan om de rollen en verantwoordelijkheden van individuen op een breed niveau te definiëren.
“Als u een bedrijf of team bent dat echt snel is gegroeid door overnames, is het verrassend hoe onduidelijk mensen kunnen zijn over hun eigen taak en die van anderen,” zegt ze.
Ali beveelt aan om teams (inclusief marketingleiders) samen te brengen om rollen en verantwoordelijkheden te bespreken. Deze belangrijke discussies kunnen:
- Gebieden van onenigheid blootleggen.
- Gaten zonder eigenaar onthullen.
- Inzicht geven in het werk van elk team.
- Prioriteiten op elkaar afstemmen tussen teams.
Doorbreek silo’s: Werk samen naar gedeelde doelen
Hoe weet u of uw organisatie silo-problemen heeft? Bekijk of iets op Ali’s lijst waar is:
- Afdelingen staan vijandig tegenover elkaar.
- Er zijn te veel gevallen van dubbel werk.
- Taken glippen regelmatig door de kieren.
- Het verkrijgen van vitale informatie is vaak moeilijk.
- Teams lijken tegenstrijdige doelen na te streven.
Contentmissieverklaring
Een contentmissieverklaring kan duidelijkheid verschaffen aan alle silo’s, wat vooral belangrijk is na meerdere overnames.
Naast een gedocumenteerde missieverklaring beveelt Ali aan om samen deze vragen te beantwoorden:
- Wie is uw doelgroep?
- Hoe ziet succes eruit?
- Welke tactieken zullen u daar brengen?
- Hoe stemt dit af op marketingdoelstellingen?
- Hoe zult u succes meten?
- Hoe rapporteert u de voortgang?
- Welke doelen denkt u te kunnen bereiken?
- Welk budget heeft u nodig?
Procesworkshop
Verander de campagnebriefings en workflows in sjablonen in de project- en documentbeheersystemen.
De workshop omvatte drie fasen:
- Voorbereiding: Uitdagingen verzamelen van de betrokken teams.
- Workflowmapping: Het campagneproces detailleren met het RACI-model voor elke stap.
- Campagnebriefings: Een document maken met alle relevante details om een campagne uit te voeren.
Opschalen: Bouw duurzame operaties
U heeft rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd, een contentmissieverklaring gepubliceerd en de silo’s aangepakt, maar u bent nog niet klaar. U moet nu de teamstructuur aanpakken, een contentraad overwegen en capaciteitsplanning behandelen om uw operaties op te schalen.
Teamstructuur
Bij het structureren van contentteams van elke omvang, zijn hier enkele benaderingen die Ali effectief heeft gevonden:
- Inhuren van contentspecialisten die werken aan zowel strategie als contentcreatie.
- Contentspecialisten afstemmen op product- of oplossingsgebieden.
- Contentspecialisten koppelen aan een productmarketingpartner.
- Inzetten op de sterke punten en interessegebieden van individuele teamleden.
In grotere teams heeft Ali ook succes gehad met deze benaderingen:
- Redactie- vs. strategiemanagers opsplitsen.
- Een toegewijde operationele leider hebben om projecten en middelen te beheren.
- Freelancers en bureaus inzetten om interne middelen aan te vullen.
- Toegewijde teamleiders creëren voor verschillende geografische gebieden.
Operationaliseer uw strategie
Ik hou van deze uitspraak van Ali: “Operationalizing the strategy is part of the strategy.”
Ze verwees naar een citaat van Simon Sinek: “Passion alone can’t cut it. For passion to survive, it needs structure. A why without how has little probability of success.”
Met andere woorden, contentleiders moeten het belang van het vertalen van de strategie naar de dagelijkse praktijken van het team verhogen. Het optimaliseren van contentoperaties verhoogt de waarde die contentmarketing aan het bedrijf levert.
Zoals Ali zegt: “We willen allemaal succesvol zijn. En een manier waarop we onszelf nog onmisbaarder kunnen maken, is door contentoperaties toe te voegen aan onze toolkit.”
