5 Stappen om een Content Operation Workflow op te zetten
Contentmarketingteams moeten slim werken om de vraag naar meer en betere content aan te kunnen. Een gestroomlijnde workflow kan frictie, verwarring en productie-inefficiënties wegnemen.
Met deze vijf-stappen-methode kun je workflows voor elk contentformaat en variatie in kaart brengen en uitvoerbare processen opstellen die de productie beheersbaar maken. Gebruik de sjablonen en voorbeelden om je door elke stap te leiden.
Stap 1: Creëer een hoog-over overzicht van alle contentleveringen en distributie
Maak een sjabloon met de volgende kolommen: contentformaat, primair distributieplatform, aanvullende distributieplatforms en speciale omstandigheden en variaties.
- Contentformaat: Artikelen, e-books, presentaties, webinars, visuele content, enz.
- Primair distributieplatform: Waar wordt elk formaat als eerste gepubliceerd?
- Aanvullende distributieplatforms: Andere kanalen waar dit contentformaat wordt gebruikt.
- Speciale omstandigheden en variaties: Bijvoorbeeld e-books die wel of niet als lead-gen worden gebruikt.
| Contentformaat | Primair Distributieplatform | Aanvullende Distributieplatforms | Speciale Omstandigheden/Variaties |
| Redactioneel artikel | Website (Blog) | · Nieuwsbrief · LinkedIn profielpagina/groep · Sociale media |
· Gesponsorde berichten · Crowdsourced berichten · Voorbeeldcollecties · Herpubliceerde berichten · Ingezonden bijdragen |
| Nieuwsbrief | Geen | Geen | |
| E-book | Website (Bronnenpagina) | · E-mailcampagnes · Redactioneel artikel · Gesponsorde landingspagina |
· Gated voor leadgeneratie · Gesponsorde e-books |
| Video (livestream) | · Facebook · TikTok LIVE |
· Co-gecreëerd met influencer · Expertsinterviews |
|
| Video (gescript) | YouTube | · Website blog · Event microsite · Website videopagina |
· Gesponsorde webinars |
| Social media post | · Facebook |
· Betaalde promoties · Co-gecreëerd met influencers |
|
| Live presentatie | Fysiek evenement | · Virtueel evenementenplatform · LinkedIn Live |
· Videofragmenten op sociale media · Distributiepartner site |
Stap 2: Lijst alle benodigde taken per formaat
Detailleer alle redactionele, samenwerkings- en technische productietaken voor elk contentformaat.
Bijvoorbeeld, een redactioneel artikel voor de blog kan taken omvatten zoals:
- Onderwerp bepalen
- Publicatie plannen
- Ingezonden kopij bewerken
- Kopij en afbeeldingen laden in het CMS
- Layout formatteren
- Metagegevens instellen voor SEO
- Publiceren op het primaire platform
Stap 3: Organiseer taken per productiestap
Groepeer de taken in volgorde in pre-productie, productie en post-productie stadia. Voeg verduidelijkende details toe om verwarring te voorkomen.
| Fase van Contentformaat (redactioneel artikel) |
Vereiste Taken |
| Pre-productiefase | Bepaal het onderwerp. |
| Brainstorm over invalshoek. | |
| Identificeer bronnen/onderwerpdeskundigen. | |
| Vraag feedback van sales/marketing over het onderwerp en de aanpak. | |
| Wijs een schrijver toe. | |
| Faciliteer nalevingsvereisten. | |
| Maak/verzamel auteursbio-info/assets. | |
| Productiefase | Ontvang inzending van auteur. |
| Redigeer/reviseer de tekst op stijl en inhoud. | |
| Ontwerp/ontwikkel visuals. | |
| Stuur de definitieve tekst naar de auteur en belanghebbenden voor revisies/goedkeuring. | |
| Laad/formatteer tekst en visuals voor lay-out. | |
| Stel metadata-details in voor SEO. | |
| Proeflees en keur de definitieve lay-out goed. | |
| Post-productiefase | Plan publicatie in de redactionele kalender. |
| Publiceer content (inclusief metadata) op het primaire platform. | |
| Stuur content naar [contactpersoon] voor e-mailmelding/nieuwsbriefopname. | |
| Deel links/assets met contentpartners voor extra promotie, hergebruik en distributie volgens het contentplan. | |
| Verzamel metrieksgegevens en genereer rapporten. | |
| Deel prestatiegegevens met belanghebbenden om mogelijke aanpassingen of toekomstige contentplannen te informeren. |
Beantwoord deze vragen om taken logisch te ordenen:
- Welke taken moeten eerst gebeuren?
- Welke taken kunnen gelijktijdig gebeuren?
- Welke taken markeren het einde van een fase?
Stap 4: Wijs rollen toe en map de workflow
Voeg een kolom toe om rollen en verantwoordelijkheden voor elke taak in te stellen. Creëer een schema dat toont hoe de productiestappen van de ene rol naar de volgende vloeien.
Voor kleinere teams is dit eenvoudig. Voor grotere bedrijven of gedeelde verantwoordelijkheden kan het ingewikkelder zijn. Identificeer eventuele lacunes en zorg ervoor dat je samenwerkingen en externe hulp kunt inschakelen waar nodig.
| Fase van Contentformaat (redactioneel artikel) | Te Doen Taak | Rollen |
| Pre-productiefase | Bepaal het onderwerp. | · Teamleider |
| Brainstorm over invalshoek. | · Teamleider · Hoofdredacteur |
|
| Identificeer bronnen/onderwerpdeskundigen. | · Hoofdredacteur · Verhaalredacteur · Stafschrijvers |
|
| Vraag feedback van sales/marketing over het onderwerp en de aanpak. | · Hoofdredacteur | |
| Wijs een schrijver toe. | · Hoofdredacteur | |
| Faciliteer nalevingsvereisten. | · Hoofdredacteur | |
| Maak/verzamel auteursbio-info/assets. | · Eindredacteur |
Stap 5: Visualiseer en deel de workflow
Maak een grafische weergave van de workflow om stakeholders te laten zien hoe zij in het productieproces passen en wat er nog moet gebeuren. Dit helpt om een duidelijk overzicht te bieden en samenwerking te bevorderen.
Door deze stappen te volgen, kun je een efficiënte content workflow opzetten die frictie vermindert en de productie soepel laat verlopen, wat leidt tot betere resultaten en tevreden teamleden.
[…]*Dit artikel is vertaald naar het Nederlands
